Скоро ми побачимось на Conversion Conf у Варшаві (16-17 квітня) та Барселоні (12-13 червня)! У Варшаві понад 2000 учасників і 50+ брендів, а в Барселоні 1500+ гостей і 40+ компаній. Вражаючі масштаби!
І все це – організоване командою, яка працює повністю віддалено. Як команді вдається координувати таку масштабну підготовку без фізичного офісу? Які інструменти допомагають тримати все під контролем? З якими викликами стикається Conversion у процесі?
Ми поговорили з Ланою з Conversion Conf, щоб дізнатися, як виглядає закулісся міжнародних івентів, коли команда розкидана по всьому світу.
Як вам вдається організовувати одразу дві масштабні офлайн-конференції – у Варшаві (16-17 квітня) та Барселоні (12-13 червня) – працюючи з повністю віддаленою командою?
Це справжній виклик, але за кілька років ми відпрацювали чітку систему. У нас є детальні трекері-проектів Асані, розклад усіх етапів і зрозумілий розподіл зон відповідальності. Хоча ми знаходимося в різних країнах, завдяки прозорим процесам, та дзвінкам за камерами (хоч і в не найркащих видах вранці 🙂 )відчуваємо себе єдиною командою.
Які основні виклики виникають під час координації процесів на різних локаціях? Чи є різниця між підготовкою у Варшаві та Барселоні?
Кожне місто має свою специфіку. Наприклад, у Варшаві легше знайти підрядників, ми вже знайомі з місцевим ринком, а в Барселоні відчутний мовний бар’єр і більш розслаблений стиль роботи, що іноді впливає на дедлайни. Є й відмінності в логістиці: у Варшаві зручніше з готелями для учасників, а в Барселоні – з розташуванням локації.
Як ви підтримуєте ефективну комунікацію між членами команди, коли всі працюють у різних часових поясах і країнах?
Ми використовуємо Telegram для щоденного спілкування, Asana та Trello для структурування завдань і Skype для регулярних дзвінків. Ключове – це прозорість процесів: кожен знає, що потрібно зробити, хто за що відповідає і які дедлайни, також ми це обговорюємо щоденно на планерках.
Чи траплялися ситуації, коли через віддалений формат роботи виникали критичні проблеми? Як ви їх вирішували?
Так, критичні ситуації у віддаленій роботі траплялися, особливо через розбіжність між очікуваннями та реальністю. Наприклад, івент-менеджери можуть перебільшувати досвід, але під час заходу виявляється, що вони не готові до стресу чи не розуміють завдань.
Ми вирішуємо це завдяки чіткому плануванню, розподілу відповідальності та злагодженій командній роботі. А якщо трапляються форс-мажори — швидко адаптуємося та розподіляємо ресурси.
Що вам дає найбільшу впевненість у тому, що все буде працювати як потрібно в день конференції?
Чітке планування та перевірені підрядники. Ми проводимо генеральний прогон за день до старту конференції, щоб усунути можливі проблеми. А ще завжди маємо запасний план на випадок форс-мажорів – від технічних несправностей до змін у програмі.
Як ви будуєте командну культуру та мотивацію, коли немає можливості регулярно зустрічатися особисто?
Ми намагаємося не лише працювати, а й підтримувати дружню атмосферу. У нас є регулярні неформальні онлайн-зустрічі, меми в Telegram, традиційні пісневі-подарунки за кожну продажу! Це допомагає зберігати командний дух, навіть коли всі в різних куточках світу.
Як виглядає ваш типовий день в процесі підготовки конференції? Чи є якісь лайфхаки для організації часу?
Ранок починається з перевірки тасків у Asana та синхронізації з командою, особливо по їх дедлайнам. Далі у відділах – переговори з підрядниками, підготовка контенту, розв’язання поточних питань. Лайфхак – кожен дзвінок ми починаємо від стоперів, із чим є проблеми, вирішуючи ці завдання, ми можемо перейти лише до нових.
Яку головну пораду ви б дали тим, хто хоче організувати міжнародну конференцію з віддаленою командою?
Найголовніше – це система. Потрібно чітко розподіляти ролі, прописувати всі процеси й мати план B на випадок несподіванок. А ще важливо довіряти своїй команді, бо без сильних людей будь-який проєкт буде хаосом.
Організатори Conversion Conf зізнаються: віддалена робота – не перешкода, а можливість.
«Якщо у вас є зрозумілий план, відповідальні люди та запасний сценарій на випадок форс-мажорів – організувати міжнародну конференцію навіть з різних куточків світу абсолютно реально», – підсумовує Лана.
